Revize v chytrém stylu

thumb

Přechod na ISO 9001:2015 a ISO 14001:2015 v chytrém stylu

Nacházíme se právě v polovině přechodné doby k ISO 9001:2015. Jaké jsou zkušenosti a jak mají být revize použity, aby zajistily další rozvoj systému managementu kvality, aniž by jej učinily komplikovanějším? Co změna povoluje a čeho bychom se měli raději vyvarovat? Paní Anni Koubek, viceprezidentka pro inovace a rozvoj systémů kvality, přináší některá doporučení založená na zkušenostech z první tisícovky auditů spolu s odpověďmi na často kladené otázky.

Většina certifikovaných společností se rozhodla nevydat se cestou běžného cyklu auditu, ale využít celé přechodné období a připravit se lépe na nové požadavky. Na jednu stranu toto znamená, že náklady auditu budou poněkud vyšší, na druhou stranu mohou tyto společnosti profitovat ze zkušeností získaných pionýry v této oblasti.

Jak ukazují zpětné vazby ze společností, které přecházejí na novou normu již nyní, byly velmi dobře připraveny. Nové požadavky byly konzistentně začleněny – mnoha rozlišnými způsoby. Ačkoliv záleží na samotných společnostech, jakou cestu implementace zvolí, mohou některá obecná doporučení pomoci těm, kteří se stále na změnu připravují a nejsou spokojeni s jejich momentálním řešením.

Které oblasti v sobě skrývají největší výzvy?

Je nanejvýš patrné, že jsou to stále a stále podobná témata, která jsou pro většinu organizací největší výzvou. V tomto směru nejde o otázky týkající se zabezpečení kvality – zde došlo jen k nepatrným změnám – ale jedná se především o problematiku organizační úrovně, která má zajistit posílení integrace systému a připravenosti společnosti na budoucnost.

Jednoduše řečeno jedná se o otázky „kontextu společnosti“, zahrnující zvládání „rizik a příležitostí“, změněnou strukturu vedení, „organizační znalost“ a v neposlední řadě využití nabízených příležitostí s ohledem na to, že požadavky kladené na dokumentaci jsou nyní více flexibilní a environmentální management je rovněž zohledňován. Zajímavé je, že jsme dospěli k závěru, že společnosti mající vysokou úroveň „business excellence“ se již většinou na uvedené oblasti zaměřují.

Jaké minimální požadavky jsou potřebné pro získání certifikace?

Bylo by skvělé, kdyby existovala jedna univerzální odpověď! Ačkoliv lze konstatovat, že efektivita, udržitelnost a adekvátnost systému řízení dané společnosti jsou hlavními pilíři. Dobrá – opět jde o tyto abstraktní pojmy mezinárodního standardu. V konkrétních případech, znamenají tyto výrazy následující: Společnost musí fungovat, vytvářet jistotu do budoucnosti a potřebuje být udržitelná v tom, co dělá.

Co funguje perfektně pro květinářství za rohem, kde pracují čtyři zaměstnanci, nebude to pravé pro pětici softwarových vývojářů pracujících na strojní kontrole. Malá společnost si zvolí jiný přístup než velká nadnárodní korporace. V jednom případě mohou být dostatečné neformální dohody a opatření. V ostatních případech je nutné nastavit procesy dokumentace, souhlasy a potvrzení kontrolované po celou dobu – všechno záleží na daných okolnostech.

Jak nakládají společnost s termínem „kontext společnosti“?

U tomuto pojmu se můžeme setkat s mnoho rozdílnými přístupy. Některé společnosti postavily jejich kontext na základě aktivit, které rozvinuly v rámci jejich obchodního plánování a/nebo strategických činností. Samozřejmě je toto ideální, protože díky tomu je téma perfektně integrované do celého rámce. V některých společnostech nejsou strategické procesy dostatečné vyspělé, aby je společnosti mohly využívat systematicky (při určování, monitorování a kontrole oblastí). Velmi často se setkáváme s tím, že jsou oblasti definovány jen v některých částech/bodech (např.: v otázkách trhu nebo technologií). Někdy není jasně daná představa, jak může monitorování a kontrola fungovat. V těchto případech je evidentní, že nejvhodnější je začít posílením procesů, aby se staly dostatečně pevné v základech.

Mnoho společností se také rozhodne využít dodatečných prostředků – shromažďují témata s využitím metod (např.: pomocí PESTEL analýzy (Political – Economic - Social - Technological - Environmental -Legal) nebo podle Porterova modelu 5 sil). Toto umožní společnosti získat dobrý náhled na slepá místa, která mohla v minulosti existovat. Důležité v této souvislosti je, že společnost je dostatečně silná v definici správných obchodních příležitostí a rizik a z toho vyvozených kroků pro stanovené oblasti. Snahy by neměly vést ke zbytečně přebujelému plánování, které nemá souvislost s tím obchodním.

Co je chápáno pod pojmem „myšlení založené na rizicích“?

Opět se dostáváme k integraci, o které to celé je. Tuto problematiku jsme popsali již v jednom z našich materiálů „The Integrated Management System“. Určení rizik a příležitostí má být také adekvátně integrováno v celém systému. V přesných pojmech, to znamená následující: Na jedné straně stojí definování rizik a příležitostí, které má být spojeno s výše zmíněnými tématy, aby byla dodržena jednotnost a udržitelnost cílů. Implementace má být rovněž zajištěna pomocí jasně určených odpovědností, nastavení procesů a jednotném přístupu.

Jak najít tu nejvhodnější metodu a přístup? V tomto ohledu opět hraje významnou a rozhodující roli velikost a typ společnosti. Mnoho společností má již nyní výbornou startovací pozici, protože se už zabývaly např.: otázkami managementu rizik na základě požadavků kladených na bezpečnost produktů. Přesto by nebylo vhodné limitovat ISO 9001 pouze na oblast bezpečnosti produktů, zde opět vnímáme mnoho rozdílných přístupů. Některé malé společnosti pracují s riziky a příležitostmi v rámci jedné metody. Pro ostatní společnosti tato metoda není vhodná vzhledem k zapojení různých osob, oddělení a postupů.

Jak mohou být využity nové flexibility? Co může být zjednodušeno?

V tomto Standardu nedošlo k dramatickým změnám na poli dokumentace – kromě faktu, že nejsou výslovně zmíněny procesy dokumentace a Manuál Kvality. Nicméně, odpovědnost samotné společnosti za vedení dokumentace je ještě více zdůrazněna: Jaké procesy jsou nezbytné, jak jsou zdokumentované, jaké požadavky potřebujeme pro provádění procesů, co je vhodné při přípravě dokumentů?

Změna na ISO 9001:2015 je dobrou příležitostí pro provedení kontroly skladů, kritickou sebereflexi a případnou realizaci údržby. Svět podnikání je více a více komplexní, z čehož logicky vyplývá nárůst dokumentace. Často však nalezneme příležitosti vedoucí ke zjednodušení navzdory obecnému nárůstu: V jakém rozsahu jsou využívané popisy procesů? Jaké dokumenty, které již nejsou potřebné, jsou stále k dispozici. Kde může dojít ke spojení požadavků a které je možno vynechat?

V neposlední řadě, bychom chtěli upozornit na následující: Pokud je odpověď na otázku „Proč to potřebujeme?“ pouze „pro certifikaci“, měli byste se obzvláště na tuto oblast zaměřit. Ve většině případů, bude toto řešení implantováno nedostatečně a tím pádem nezajistí požadovanou hodnotu. Někdy postačuje lépe informovat Vaše kolegy. Avšak někdy bude přece jen nutné popřemýšlet o vhodné alternativě pro implementaci – pro zajištění lepší efektivity a výkonnosti společnosti.

Změnily se nějak podmínky v oblasti „leadership“?

Požadavky kladené na leadership jasně vzrostly v rámci nového Standardu. Avšak pro praktickou implementaci, zůstal primární rozsah zachován: Ve společnostech, kde má top management pevnou vedoucí roli a je osobně zapojen do otázek kvality a kontroly systému řízení, jsou požadavky kladené přímo na top management stále srovnatelné. Ve společnostech, kde top managment vnímá tyto otázky jako těžkopádné a zatěžující a neintegruje požadavky do vlastního fungování, bude prosazování paralelních struktur stále více a více zatěžující.

Co se týče nákladů, je více než doporučeníhodné, aby top management osobně rozuměl požadavkům v takovém rozsahu, aby mohla být zajištěná jednoduchá a efektivní implementace.

Jaký je následující časový harmonogram?

Přechodné období končí 14. září 2018. Tento termín se vztahuje na ISO 9001:2015 a ISO 14001:2015. Nicméně, velmi doporučujeme provést relevantní audit nejpozději v červnu 2018 – aby byl poskytnut dostatečný časový prostor pro dokončení certifikačního procesu řádným způsobem. Vzhledem k tomu, že se mnoho společností rozhodlo přesunout přechod na novou normu na rok 2018, dá se očekávat, že pracovní program v následujícím roce bude velmi nabytý.

Doporučujeme konzultovat vhodný postup s Vaším auditorem nebo se obrátit na naši kancelář pro další informace týkající se přechodu na nové normy.

Mnoho práce pro Reprezentanty a Managery kvality – přejeme Vám mnoho sil a úspěchů v tomto náročném čase!

 

Anni Koubek

Autorka je expertkou Quality Austria pro oblast inovací, rozvoje a kvality