Plynulý provoz za každé situace

thumb

Nepřerušení provozu a podnikání zabraňuje vzniku ztrát a škod

Krize způsobená novým typem koronaviru donutila podniky napříč odvětvími i veřejný sektor reagovat flexibilně a přizpůsobit se novému uspořádání. Organizace se musely vyzbrojit pro zvládnutí neočekávaných výzev a změn v chápání „běžného“ fungování.

ISO 22301 (Business Continuity Management System) je standard zaměřený na hospodářské schopnosti podniků, který sleduje stejnou strukturu HLS (High Level Structure) jako ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 a další, proto se také snadno integruje do již zavedených systémů řízení.

Podstatné není budoucnost předvídat, ale být na ní připraven.

(Perikles, řecký státník, 493-429 př. n. l.)

Pod poněkud krkolomným pojmem systém řízení kontinuity podnikání (angl. Business Continuity Management System, zkráceně též BCM) rozumíme systém řízení mající jasný hospodářský cíl: „systematické udržení provozu, příp. rychlé obnovení provozních schopností organizace“.

S pomocí ISO 22301 jsou kritické podnikatelské procesy systematicky identifikovány a analyzovány. Na základě analýzy a stanovení priorit jsou procesy pak vytvořeny tak, že možné neplánované přerušení provozu je ještě před samotným vznikem eliminováno, případně co nejrychleji překonáno.

Dva následující příklady z praxe, jeden z oblasti průmyslu a druhý z veřejné správy, ukazují, jak pomocí BCM nastavit a implementovat nouzový a krizový systém řízení.

 

Příklad z průmyslu "Siemens AG Österreich – Digital Industries"

Ing. Markus Stelzhammer, Head of Quality Management Siemens Central and Eastern Europe

Trvale udržitelný a efektivní systém řízení kvality je v Siemens základním kamenem naší filozofie managementu kvality a velmi nám pomohl zvládnout nečekaný lockdown z důvodu pandemie SARS-CoV2.

Na základě našeho stávajícího procesního modelu a analytické metody pro kontinuitu podnikání dle ISO 22301 jsme dokázali komplexně vyhodnotit dopad omezení provozu nebo selhání procesů na naši kontinuitu podnikání. Ještě před samotným březnovým lockdownem jsme ve spolupráci s osobami odpovědnými za klíčové obchodní a podpůrné procesy systematicky vyhodnotili konkrétní krizové scénáře v případě omezení provozu a výpadků s ohledem na jejich kritičnosti a definovali vhodná nápravná opatření. To nám umožnilo rychle určit, jaké kroky musíme uskutečnit, aby zůstaly podnikové procesy účinné i během lockdownu, prací z domova a možných výpadků v dodavatelských řetězcích. Vše koordinoval náš manažer kvality, který dokázal díky znalostem ze vzájemného působení procesů a komplexních pohledů rychle dojít ke kýženému výsledku. Důraz byl vždy kladen na slib daný našim zákazníkům, a to i nadále dodávat co nejlépe, za dohodnutých podmínek a bez přerušení.

Naše trvající úsilí o optimalizaci podnikových procesů a jejich digitalizace - pod hlavičkou našeho hesla „digitální podnik“ - nám přineslo obrovské výhody. Díky tomu jsme dokázali vše hladce organizovat i v době nařízeného home-office.

„V průmyslovém prostředí je Siemens jedním ze světových lídrů v oblasti inovativního rozvoje digitálního podnikání,“ uvádí Bernhard Kienlein, ředitel společnosti Siemens Digital Industries Central Eastern Europe. Jednou z velkých výzev, kterou analýza kontinuity podnikání odhalila, bylo v průběhu lockdownu okamžité přesunutí téměř všech pracovníků do homeoffice. To v některých případech dostalo naši IT infrastrukturu až na samotnou hranici svých možností a vedlo to ke krátkodobým nedostatkům. Zaměstnanci, kteří museli být k dispozici nadále na místě (např. příjem zboží, dílna, zabezpečení budovy), pracovali za zvláštních ochranných opatřeních.

Až na malé výjimky jsme přesunuli veškerá setkání s klienty včetně obchodních jednání do online prostoru webových konferencí. Ve výjimečných situacích, když bylo zapotřebí se osobně setkat, tak jsme společně prošli všechny podmínky a opatření, aby schůzka proběhla hladce a bez zbytečných rizik. Díky přístupu orientovanému na budoucnost jsme zvládli zorganizovat důležité přípravné práce před samotným lockdownem a rychle je pak uvést v život.

„Úzká spolupráce všech zúčastněných v procesu, systematický přístup k analýze kontinuity podnikání dle ISO 22301 a probíhající interní digitalizace nám pomohly udržet výkonnost naší společnosti i během lockdownu,“ shrnuje Markus Stelzhammer, vedoucí managementu kvality společnosti Siemens pro střední a východní Evropu.

 

 

Příklad z veřejného sektoru „Obec Al Khobar (Saudská Arábie)“

Ing. Mohamed Hassan, regionální manažer, Lead Auditor, lektor, Network Partner a podpora pro arabské země

Plánování kontinuity podnikání na státní úrovni je úkol, který vyžaduje několikaletou přípravu a rozsáhlou testovací fázi implementovaných systémů před jejich použitím v rozsáhlém měřítku. Na nejvyšší úrovni je za činnosti spojené s digitalizací provincií a obcí odpovědné Ministerstvo pro záležitosti měst a venkova (Ministry of Municipal and Rural Affairs).

Děje se tak především prostřednictvím strategického plánování s ohledem na různé lokální faktory a potřeby jednotlivých provincií a obcí. Výstupní informace a pokyny jsou následně převedeny do příslušných programů a strategií na úrovni provinční vlády (Amana). Východní provincie je v tomto ohledu nejvýznamnější provincií celého království, proto jsou jednotlivé pokyny před jejich finalizací konzultovány právě s primátorem Východní provincie, Eng. Fahad Al-Jubeirem.

Foto: Eng. Fahad Al-Jubeir, starosta Východní provincie Saudské Arábie (vpravo), Mag. Gregor Kössler, rakouský velvyslanec v Riadu (uprostřed), Dr. Mohamed Hassan, Quality Austria (vlevo)

Lokální implementace, dodávka a realizace stejně jako zpětná vazba jsou pak v rukou starostů jednotlivých provincií a obcí, jako například mladého a vysoce motivovaného Eng. Sultan Al Zaidy, starosty Al Khobar, jedné z předních obcí v království. Ta vždy kladla velký důraz na kvalitu nabízených služeb a efektivitu pracovních procesů. Proto také zavedla systémy řízení kvality do všech jejich útvarů. Předání certifikátu ISO 9001 se v roce 2018 účastnil i rakouský velvyslanec.

Foto: princ Abdullah bin Khalid bin Sultan, velvyslanec Království Saudská Arábie  (vpravo), Eckehard Bauer, Quality Austria (uprostřed), Dr. Mohamed Hassan, Quality Austria (vlevo)

Efektivita systému řízení kontinuity podnikání narostla díky plánům a přípravám, které v provinciích a obcích ministerstvo zavedlo, použitým softwarovým online systémům a vysokým standardům kvality. Způsob, jakým pracujeme na komunální úrovni podle ISO 22301, vyústil v implementaci digitálních služeb pro občany, v bezpapírovou správu (sladění systému managementu business continuity s ISO 14001) a v rozvoj zajištění bezpečnosti občanů. Certifikát ISO 22301 převzal osobně Jeho Výsost princ Abdullah bin Khalid bin Sultan bin Abdulaziz Al Saud, velvyslanec v Saúdské Arábie.

Strategické krizové plány pro obce a provincie vyvíjejí v Saudské Arábii společnosti jako Al_Yamama, která se zaměřuje na plány, jak zabránit ničivým přívalovým povodním nebo bouřkám. Další subjekty veřejného sektoru, jako např. Nabatat, zajišťují, aby zelené plochy a parky ve městech zůstaly odpočinkovým cílem občanů i v extrémně horkých letních dnech. Úspěšným příkladem digitalizace služeb je software BALADY, pomocí kterého jsou občanům online k dispozici všechny neziskové služby. Software BALAGAT zase nabízí například službu, která umožňuje občanům hlásit stížnosti a návrhy online a sledovat jejich zpracování. Pokud stížnosti nebudou vyřešeny do 24 hodin, jsou automaticky předány starostovi F. Al Jubeirovi.

Všechny tyto programy a školení se během současné krize Covid-19 osvědčily, protože minimalizují potřebu osobní interakce a umožňují obcích i provinciím nadále pokračovat v práci a poskytování služeb bez přerušení.

 

Všeobecně o ISO 22301

BCM = Business Continuity Management

BCM = ZACHOVÁNÍ PROVOZU A/NEBO JEHO RYCHLÁ OBNOVA

Díky High Level Structure je ISO 22301 (Business Continuity Management) implementovatelný do jakéhokoliv typu organizace. Tato struktura umožňuje jednoduchou a efektivní integraci ISO 22301 do zavedeného systému dle ISO 9001 (ale také ISO 14001 nebo ISO 45001 atd.).

Použití prvků z již zavedených standardů systému managementu zkracuje dobu implementace a významně navyšuje získanou hodnotu pro organizaci v podobě systematického přístupu omezujícího výpadky provozu či jeho rychlou obnovu. Přístup či myšlení založené na riziku (zlepšení nebo zajištění dosažení cílů pomocí kontroly definovaných nejistot v organizaci), jakož i systematicky zpracovaný kontext organizace z ISO 9001:2015 nebo ISO 14001:2015 tvoří pevný základ, na kterém lze efektivně vybudovat ISO 22301 se všemi výhodami pro organizaci.

BCM systematicky zajišťuje identifikaci a analýzu kritických podnikových procesů. Na základě analýzy a stanovení priorit jsou pak procesy formovány tak, aby bylo předem zabráněno výskytu neplánovaných výpadků provozu nebo aby byla možná jeho co nejrychlejší obnova.

Naše vysoce propojená a globalizovaná ekonomika vyžaduje stále spolehlivější a ničím nepřerušované dodavatelské řetězce (supply chain). Přerušení podnikání i jen v jedné jediné části dodavatelského řetězce může být ohrožující pro celou skupinu propojených společností.

Hlavním důraz ISO 22301 je kladen na systematický rozvoj organizací takovým způsobem, aby bylo možné se zcela vyhnout výpadkům v podnikání a provozu, a pokud to není možné, jejich co nejrychlejší obnovení.

Cílem systému řízení kontinuity podnikání je:

• chránit organizaci před přerušením provozu a dodávek,

• snížit pravděpodobnost výskytu incidentů,

• připravit se na možný výskyt incidentů,

• systematicky na incidenty reagovat

• a rychle se zotavit, kdykoli se již nějaký incident vyskytne.

Zde je srovnání nejdůležitějších norem ISO, které přehledně ukazuje propojenost ISO 22301 s ostatními normami.

Napište nám nebo zašlete poptávku pro vypracování nabídky certifikace a vzdělávání informační bezpečnosti.

 

Autoři:

Eckehard Bauer, MSc

Prokurista Business Development Management řízení rizik a Business Continuity, Transport

 

Ing. Markus Stelzhammer

vedoucí managementu kvality společnosti Siemens pro střední a východní Evropu

 

Ing Dr. techn. Mohamed Hassan

regionální manažer, Lead Auditor, lektor, Network Partner a podpora pro arabské země