Certifikace systému v době koronaviru

thumb

Pandemie COVID-19 významně ovlivnila naše každodenní osobní i profesní životy. Během několika málo dnů jsme se museli vzdát našich zaběhnutých zvyků a nahradit je novými tak, abychom zvládli dále fungovat.

Abychom zabránili šíření koronaviru, muselo dojít ke změně dlouhodobě užívaných a osvědčených auditních přístupů i v oblasti certifikace systémů řízení.

Pro Quality Austria vždy bylo a je – obzvláště nyní v této době plné výzev – nejdůležitější plně podporovat klienty. Proto jsme vytvořili v průběhu několika málo dní přizpůsobené rámcové podmínky pro provádění auditů, které splňují požadavky kladené akreditací, ale i podmínky stanovené pro omezení šíření infekce COVID-19.

Po několika týdnech byla nejpřísnější omezení týkající se podnikání a obchodu postupně zrušena. I přes to nás budou mnohá opatření, i když v menší míře, provázet nadále. Proto jsme se rozhodli Vás seznámit s těmi nejdůležitějšími pravidly, která na nás v době koronaviru dopadají.

Navzdory všem technickým řešením zůstalo nejvýznamnějším osobní jednání. Nejdůležitější kontaktní osobou je pro Vás i v této době Váš qualityaustria auditor, na kterého se obracejte v případě jakýchkoliv nejasností ohledně auditu systému řízení. Naši auditoři mají informace o všech pravidlech, takže s Vámi mohou projít a ujednat podmínky dalšího auditu. Pravidla, jejichž nástin naleznete níže, neuvádí jen souhrn toho, co je v podstatě možné, ale také co je nutné splnit. Mějte na paměti, že konkrétní požadavky s Vámi musí vždy probrat auditor s ohledem na Vaše podnikání.

Zvláštní rámcové podmínky jsou časově omezené. O konci jejich platnosti Vás budeme informovat, když dojde k tomuto rozhodnutí akreditačním orgánem a audity bude možné, respektive povinné, provádět opět na místě.

Pro naše klienty jsme připravili stručný checklist, který můžete použít pro přípravu na audit dle rámcových podmínek COVID-19. Checklist ve formátu .pdf najdete pod tímto odkazem.

 

Pravidla pro provádění auditů v době krize způsobené COVID-19 

Systémy řízení kvality, životního prostředí a BOZP

Pro audity dle ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 atd., které podléhají pravidlům rakouské akreditace, platí odpovídající pravidla IAF (International Accreditation Forum), resp. rakouské akreditace. Předpisy umožňují, v určitých případech, provádět audity na dálku. Je třeba mít na paměti, že i u těchto auditů na dálku musí být dodrženy předepsané cíle auditu. U dozorových auditů je aplikace auditů na dálku realizovatelná nejsnáze.

Není-li z důvodu epidemie COVID-19 audit ať už na místě či na dálku uskutečnitelný, je možné jeho realizaci posunout až o šest měsíců. Tato pravidla platí i pro oblast vzdělávání (ISO 29990), systémy managementu kontinuity (ISO 22301), systémy řízení kvality pro zdravotnické produkty (ISO 13485), atd.

Audity v automobilovém průmyslu

Pro audity dle IATF 16949 vydalo IATF speciální dokument (IATF GLOBAL WAIVERS AND MEASURES IN RESPONSE TO THE CORONAVIRUS PANDEMIC (COVID-19)). Aktuální verze je k dispozici na webových stránkách IATF. V rámci dokumentu jsou uvedeny také maximální lhůty (často cca 3 měsíce) pro rozličné situace v průběhu auditu. Ve specifických případech je nezbytný „IATF 16949-Monitoring“, který má na dálku vyhodnotit stav a účinnost systému řízení kvality, aby došlo k proaktivní identifikaci rizik v systému klienta.

Pro VDA 6.x je k dispozici podobné stanovení prodloužení lhůt pro jednotlivé situace v průběhu auditu.

Audity ve zdravotnictví

Ve zdravotnictví je možné provést na dálku Stage 1 a dozorový audit. Certifikační a recertifikační audity je nutné realizovat na místě. U recertifikačních auditů je však možné jejich plánované provedení posunout až o 6 měsíců. Při tom musí být zamezeno možnému infikování pacientů, a naopak i od pacientů, a celý audit na místě dobře naplánovat, obzvláště s ohledem na potřebu prohlídek oddělení. V centru zájmu auditu leží řízení rizik včetně klinického řízení rizik, hygieny, zdrojů a krizového managementu.

EMAS

Všechny lhůty týkající se hodnocení EMAS, které vyprší do 30. června 2020, mohou být prodlouženy až o pět měsíců. Předpokladem pro posunutí je zaslání žádosti s krátkým odůvodněním na adresu: emas@umweltbundesamt.at. Při zasílání žádosti dejte, prosím, do kopie emailu Vašeho hodnotitele EMAS a zákaznické centrum qualityaustria (office@qualityaustria.com).

Dohoda mezi organizacemi a posuzovateli, která předchází hodnocení dokumentů, je samozřejmě možná. Pojem hodnocení dokumentů je v tuto výjimečnou dobu, v níž jsou sociální kontakty omezeny na minimum, vykládán velmi široce; „rozšířené hodnocení dokumentů“ zahrnuje nejen studium papírových verzí v rámci homeoffice hodnotitele, ale také např. webové konference hodnotitele s danou organizací. V případě využití moderních technologií je důležité zapojit do hodnocení odpovědné osoby v dané organizaci. Hodiny auditu v rámci rozšířeného hodnocení dokumentů, při němž došlo k zapojení moderních komunikačních technologií pro přímou komunikaci s organizací, mohou být započteny do hodin auditu na místě.

Audity v potravinářství

Pro audity v potravinovém průmyslu je v každém případě nutné provést zhodnocení rizik a z jakého důvodu nebylo možné realizovat audit na místě dle původního plánu. Tyto rozhovory nejsou součástí auditu; audity musí být zopakovány v plném rozsahu. V případech FSSC 22000 a BRC mohou být vydané certifikáty prodlouženy o šest měsíců; u IFS to není možné.

Audity dle ISO 22000 mohou být zahájeny formou auditů na dálku a ukončeny v časovém horizontu 6 měsíců auditem na místě. Platnost certifikátů bude prodloužena od konce jejich řádné platnosti.

IAF rovněž prodloužila kvůli koronaviru přechodnou dobu z verze ISO 22000:2005 na verzi ISO 22000:2018 o šest měsíců. Původní lhůta končila 29. 6. 2020, nová lhůta uplyne 29. 12. 2020.


Video k auditům na dálku: zkušenosti auditora (německy)

Zda může být realizován audit na dálku a v jakém rozsahu, závisí vždy na daném standardu a s ním souvisejícími akreditačními požadavky. Jak funguje audit na dálku a na co si dát obzvláště pozor, vysvětluje v krátkém videu Wolfgang Pölz, qualityaustria partner a produktový expert International Railway Industry Standard (IRIS) a ISO/TS 22163.

 

Další otázky? Kontaktujte nás!

Auditoři qualityaustria jsou Vašimi hlavními kontaktními osobami a jsou Vám plně k dispozici. Stejně jako naše zákaznické centrum na emailu nebo telefonu  +420 731 142 247.

Těšíme se na spolupráci – ať už online nebo přímo na místě – a podporujeme Vás i v této nelehké době krize, abyste splnili Vaše dlouhodobé cíle!

 

Checklist pro naše klienty zde.